Práce na počítači vás nemusí zdržovat! Poradíme, jak ji zrychlit

Divíte se, kolik času prosedíte v kanceláři, nebo doma u počítače, a přitom nic neuděláte? Zjistěte, co vás nejvíce rozptyluje a odvádí vaši pozornost.

I vám se v zaměstnání stává, že nestíháte včas plnit své pracovní úkoly a dostáváte se kvůli tomu do nepříjemného stresu? Zkuste eliminovat přebujelé žrouty času, kteří vaši práci zpomalují. Odhalte, co vás nejvíce zdržuje, a naučte se tomuto rozptylování předcházet. Svou práci tak stihnete mnohem rychleji, což oceníte zejména v létě, kdy nebudete muset dlouze vysedávat v práci, a stihnete si žít příjemně slunečná odpoledne.

Superžrout času: Špatně naplánovaná práce bez určení priorit

Chcete-li odstranit potenciální žrouty času v jejich samém zárodku, mít vysokou produktivitu práce, včasně vypracované úkoly, ale zároveň pohodové pracovní prostředí bez zbytečného stresu, naučte se správně plánovat své aktivity. „Nejprve si přesně definujte úkoly, poté určete prioritu každého z nich, a následně si stanovte časový harmonogram. Jestliže máte před sebou například trojici prioritních úkolů, které jsou stejně důležité a neodkladné, přiraďte každému z nich různou známku jako ve škole – od jedné do pěti. To vám pomůže situaci zpřehlednit a správně se rozhodnout, čím začnete. Nehrozí vám, že budete chaoticky přebíhat od jednoho úkolu k druhému a ani jeden nedokončíte včas,“ říká Jan Dvořák, ředitel Počítačové školy Gopas, která je poskytovatelem školení v oblasti informačních technologií.

Když si aktivity dobře naplánujete, je třeba se plánu držet. Samozřejmě, že situace je dynamická a důležitost i naléhavost jednotlivých úkolů se mění, ale musíte mít svůj plán pod kontrolou. Tuto snahu se vám budou snažit překazit následující „žrouti času“. Braňte se jim!

Nekoncepční styl práce s poštou

Vašemu pracovnímu tempu ani systematičnosti rozhodně nepřidá neustálé přerušování práce, například kvůli novému e-mailu, který si nežádá okamžitou odpověď. Bude postačující, když budete poštu kontrolovat každých 15 minut v případě, že potřebujete být v soustavném kontaktu s klienty či obchodními partnery. Při běžném režimu stačí kontrola emailů v hodinovém intervalu. Poštu, kterou lze vyřídit do dvou minut, však řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte. Potenciálním žroutem času jsou také emaily, které jsou sice svým obsahem důležité, ale v kolonce Předmět uvedl odesílatel nicneříkající informaci nebo nechal políčko prázdné. Jestliže pracujete s historií vaší pošty a budete se k důležitému mailu vracet i v budoucnu, jednoduše klikněte na řádek Předmět zprávy a připište údaj, který vám později pomůže k jejímu rychlému vyhledání. I takto lze ušetřit čas.

Surfování na internetu v pracovní době

Ožehavým tématem a velkým nepřítelem efektivní práce jsou vaše internetové aktivity, které nijak nesouvisí s vykonávaným pracovním úkolem. Jestliže strávíte v pracovní době jen půl hodiny denně na Facebooku, za měsíc promarníte klábosením s přáteli 10 pracovních hodin. A to je více než jeden standardní pracovní den, který může uvést vaši práci do časového skluzu. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může vám Facebook posloužit jako skvělý způsob relaxace. Jednoduše vypněte, dejte si kávu a promluvte si 15 minut s přáteli. Tyto aktivity však musíte mít pod kontrolou a nenechat si čas určený k relaxaci přerůst přes hlavu.

Proti tomuto nešvaru bojují firmy i tím, že některé stránky jednoduše zablokují. V mnoha firmách si tak neprohlédnete ani svůj profil na Facebooku, ani si nepustíte nenovější videa na YouTube. Je to možná přísné, ale jak je vidět, taková metoda se osvědčila. "Během jednoho roku se firmám podařilo stáhnout čas strávený u počítače mimopracovními aktivitami o tři minuty. Trend v monitorování zaměstnanců je jednoznačný: zaměstnavatelé pokračují v úsilí o vyšší efektivitu svých zaměstnanců,“ interpretuje Martin Hnízdil, manager ze společnosti truconneXion, výsledek výzkumu zkoumajícího zneužívání pracovního času na firemních počítačích. "Od roku 2009 průměrný čas, který zaměstnanec věnuje na počítači soukromým aktivitám, poklesl o více než 43 %,“ dodává Hnízdil.

Nepořádek na stole i pracovní ploše PC

Dbejte na pořádek na vašem pracovním stole, budete ho mít i v mysli. Nevzhledně poházené papíry či útržky s chaoticky napsanými poznámkami mohou vzbuzovat určité pnutí a nervozitu, nebo vyvolávat dojem, že všechno není, jak má být. To má za následek sníženou koncentraci na pracovní úkony, jejichž zpracování pak trvá déle. Žrouti času číhají také na pracovní ploše počítače, která je zaneřáděná nánosy nepotřebných ikon, v nichž se sotva vyznáte. Zredukujte jejich počet a nechejte si jen takové, s nimiž pravidelně pracujete.

ČTĚTE TAKÉ:

Takhle šidí Češi zaměstnavatele! ŽEBŘÍČEK zneužívání pracovního času
Každý třetí program je v počítačích nelegálně. Chystá se velký zátah!
Pozor! Kvůli viru vás můžou odpojit od internetu! Zkontrolujte si počítač

Chaotické ukládání souborů do počítače

Pokud si nechcete systematicky komplikovat život, přestaňte s chaotickým ukládáním dat do vašeho počítače bez umístění do vhodně pojmenované složky, a navíc pod nic neříkajícími názvy. I když je to v danou chvíli rychlé a pohodlné, nevědomky si vytváříte silného žrouta času i zde. Většina systémů automaticky ukládá všechny položky do složky Stažené soubory. Sice budete mít všechna data na jednom místě, ale dříve nebo později se v nich přestanete orientovat a hledáním toho pravého souboru se budete zbytečně zdržovat. Zařiďte si to lépe, buďte pečliví a vytvořte si vlastní systém ukládání dat, ve kterém se neztratíte.

Vyčištění počítače

I běžným používáním počítače, jakým je surfování na internetu, používání programů, instalování aktualizací (Windows i ostatních programů) se operační systém pomalu, ale jistě zanáší, navíc pokud často instalujete programy, objem "odpadních souborů" se značně zvyšuje. "Všechny tyto soubory zpomalují počítač a nejedná se jen o čím dál delší start operačního systému, ale také jeho běžné používání, kdy odezva operačního systému bude postupně pomalejší, a budete na vše čekat. Na odstranění odpadních souborů existuje nespočetné množství programů, pokud ovšem nejste zkušenější uživatel, mohou tyto programy napáchat více škody než užitku, navíc to není jen o odstranění těchto zbytečných souborů, ale také o úpravě nastavení operačního systému, vypnutí programů, které se spouští se startem operačního systému, a jejichž zapnutí se startem je naprosto zbytečné," radí Michal Kříž, IT specialista společnosti Datart.

Zkontrolujte své připojení

Pokud pracujete v zaměstnání, rychlost připojení máte zřejmě dostačující. Doma může být ale rychlost také zásadním faktorem, který vaši práci zpomaluje. Ceny nabízených služeb se vyvíjí, informujte se nejen u svého současného poskytovatele, ale i u konkurence, zda nemůžete získat výhodnější nabídku. Pro běžné surfování po internetu a komunikaci na sociálních sítích vám postačí rychlost 30 Mb/s, sledování on-line videí nebo online hry si již žádá připojení 60 Mb/s. Pokud stahujete a odesíláte velké soubory, chce to rychlejší připojení kolem 120 Mb/s. "Navyšování rychlostí je dnes nutností pro uživatele, kteří sledují on-line video. Právě rostoucí nabídka on-line videa zvyšuje nároky na přenosové rychlosti," upozorňuje na jednu ze základních problematik, zpomalujících počítač, Juraj Gerbery, Public Policy Manager společnosti UPC. Také je potřeba sledovat, zda technické vybavení, které máte doma, zvládá držet krok s požadavky na rychlost připojení. "Připojení přes kabel je stabilnější než přes wifi, výkyvy jsou při něm minimální. Problémem ale může být zastaralý modem. Pokud máte modem pro rychlost 60 Mb, ale připojení máte vyšší, modem ho bude zpomalovat. Řešením je pořízení nového modemu, který vám může zajistit poskytovatel vašeho připojení."

Morální zastarání techniky

Váš domácí počítač požná po technické stránce funguje, nemusí ale stíhat držet krok s nároky, které se na něj díky zrychlení internetu a dalším faktorům kladou. "Za posledních deset let se rychlost internetu zvedla průměrně šedesátkrát, ovšem náročnost internetových stránek je víc jak 86 násobná. Z počítačů se pomalu stává spotřební zboží, a i když počítač starý několik let stále funguje, je stár z pohledu morálního. Co je morální zastarání počítače nebo notebooku? Nedostatečně výkonný procesor, kdy obyčejné surfování ho zatěžuje na maximum, podobně grafická karta, starající se o obraz, již nedokáže spustit nové hry nebo přehrát video ve full HD," upozorňuje Michal Kříž, IT specialista společnosti Datart. "Morální zastarání může být také o absenci některých nových technologií, které dokážou se zlomkem energie nabídnout vyšší výkon než počítač, který je starý např. 5 let a je tedy "žroutem energie" s minimálním výkonem," dodává. Například nové notebooky a počítače nabízí USB 3.0, které je víc jak šestkrát rychlejší než USB 2.0. Dalším důvodem pro obnovu počítačového arzenálu může být také mobilita - ultrabook váží kolem 1 kg, je výkonný a dokáže na baterii fungovat i 6 hodin, tedy skoro celý pracovní den.

Antivirová ochrana – zpomaluje, nebo pomáhá?

Mít v počítači antivirový program, je dnes pro většinu uživatelů samozřejmostí. Chrání váš počítač a data před zneužitím a poškozením vlivy z vnějšku. Moderní antivirové programy minimálně zatěžují systém a paměť, a přitom poskytují velice kvalitní rezidentní ochranu. "Ano, antiviry mohou mít vliv na výkon počítače. Už jen z důvodu, že každé spuštění či otevření souboru musí prověřit," připouští Silvie Maňáková ze společnosti ESET software. "Na druhou stranu škodlivý kód může způsobovat i vytížení počítače, tudíž pokud antivirus zabrání infekci, pak může zpomalení zabránit." Nezapomínejte ovšem na pravidelnou aktualizaci. Máte-li program koupený legálně, sám vás včas na nutnost aktualizace upozorní. Váš antivirový program i další počítačové softwary vám rovněž mohou nabízet službu vyčištění plochy od nepoužívaných ikon, odmazávání nepotřebných souborů, případně defragmentaci disku.

ČTĚTE TAKÉ NA MAGAZÍNU DOMA.CZ:

Nový trend – být stále online
Nové technologie ve školách: škodí dětským očím?
Pomlouvají vás kolegové v práci? Braňte se!

Podceňování zálohy důležitých dat

„Pozornost věnujte také zálohování důležitých dat, ať už se jedná o firemní poštu, tabulky, grafy, prezentace, či veškeré soubory, s nimiž budete dříve nebo později znovu pracovat. Obnova ztracených nebo poškozených dat je časově náročná i pracná a v některých případech dokonce zhola nemožná,“ doplňuje Jan Dvořák z Gopasu. Nechcete přece dělat jednu práci dvakrát, že? Jestliže nevíte, jak se záloha dat dělá, obraťte se na vašeho IT kolegu, který vám jistě rád poradí.

Zálohovat data je lepší nikoli přímo do počítače, ale na externí úložiště, pro případ, že by došlo k poškození počítače a k nenávratné ztrátě dat. Můžete data ukládat na CD, nebo si pořiďte velkokapacitní externí disk, který vám šetří místo, a máte zde vše pohodlně na jednom místě.

"Většina lidí si myslí, že zálohovat znamená vypálit fotky na CD nebo DVD, smazat z počítače a DVD uložit do pouzdra - což je, bohužel, zcela nedostačující. Záloha znamená, že totožná data mám na více místech, např. na externím disku, CD nebo DVD, flashdisku a optimálně i na online úložišti. Záloha tedy znamená více kopií stejných dat. Ideální je mít více záloh na více místech," radí IT specialista Michal Kříž.

Proč mít více záloh? Může dojít k poškození zálohy nebo neúmyslné smazání dat, a díky tomu, že máte více záloh, máte odkud data obnovit. Proč mít zálohu na více místech? Co když někdo vykrade váš byt nebo dům, zloděj nejen, že si odnese počítač, ale obvykle posbírá vše kolem, včetně DVD či přenosných disků a flashdisků. Nebo pokud dojde k nějaké živelné pohromě - povodeň, požár atd. - sice je krásné, že máte zálohu na externím HDD, na DVD a flashdiscích, ovšem pokud jsou všechny pod jednou střechou... "Ideální je mít zálohu jak na externím disku, ať už doma nebo u přátel, tak využívat i online zálohu dat. Díky tomu máte data ochráněná a hlavně k nim máte kdykoliv přístup, ať jste kdekoliv. Většina online služeb pro zálohu dat je zpoplatněna, ovšem nabízí mnohem větší komfort, jako je např. neomezená záloha dat, lepší zabezpečení nebo aplikaci pro automatické zálohování," vysvětluje expert společnosti Datart."

Dobrá rada na konec: používejte Paretovo pravidlo

Na závěr je na místě upozornit, že podle univerzálního Paretova pravidla způsobuje 20 % žroutů času až 80 % časové ztráty našeho pracovního fondu. Udělejte si proto malou analýzu svých činností a zjistěte, které lapače času vás nejvíce brzdí. U někoho to může být nekontrolované surfování na internetu, u jiného zase nepřiměřené dlouhá délka komunikace s nedůležitými zákazníky, u dalšího zaměstnance je to třeba klábosení s kolegy. Podaří-li se vám alespoň některé z nich omezit či zcela eliminovat, sklidíte ovoce v podobě lepších pracovních výsledků.