Praktické tipy editace PDF soubory pro klienty

Proč záleží na přípravě PDF pro klienty

Klient PDF obvykle neupravuje. Pokud se v dokumentu špatně orientuje, problém není na jeho straně. Je v přípravě souboru. Právě psaní do PDF a následná úprava obsahu rozhodují o tom, zda bude dokument přehledný a srozumitelný.

Úprava textu a kontrola obsahu

Základní úprava textu v PDF by měla vždy proběhnout ještě před tím, než dokument odešlete klientovi.

Zaměřte se především na to, zda:

• se text neláme uprostřed slov nebo vět

• jsou nadpisy jednotné velikostí i stylem

Důležité je myslet i na zařízení, na kterých bude dokument čten. Úprava textu v PDF by měla počítat s menšími obrazovkami, kde se chyby v zarovnání nebo špatně zvolená velikost písma projeví ještě výrazněji.

Práce se stránkami a finální úpravy

Před odesláním PDF je vhodné projít každou stránku samostatně. Finální editace PDF by měla skutečně znamenat finální stav souboru, připravený ke sdílení bez dalších úprav nebo vysvětlování.

Velikost souboru a formátování

PDF určené ke sdílení by mělo mít rozumnou velikost. Komprese může pomoci, ale jen tehdy, pokud nezhorší čitelnost textu nebo kvalitu obrázků. Pokud je potřeba dokument později znovu upravit PDF, hraje kvalita obsahu větší roli než jeho velikost.

Nástroj, který práci zjednoduší

Ne každý nástroj zvládá práci s PDF stejným způsobem. Právě v takových případech dává smysl hledat nejlepší PDF editor, například PDF Guru, který odpovídá typu dokumentů, se kterými běžně pracujete.

Kontrola před odesláním klientovi

Právě v této fázi má smysl provést poslední oprava PDF, i když se jedná jen o drobnosti. Před odesláním se vyplatí zkontrolovat zejména:

• názvy souborů a jejich srozumitelnost

• celkovou čitelnost textu na různých zařízeních

Závěr

Každá editace PDF by měla směřovat k větší přehlednosti a čitelnosti.