Proč je dobré pojmout přesídlení firmy jako skutečně promyšlený proces?

Zdroj: oficiální zdroj

Obvykle se celkové výdaje, o kterých se při procesu přesídlení společnosti rozhoduje, zřídka kdy uvádí v souhrnné sumě. To je důvod, proč tak často vedení společnosti uniká, že z celkového hlediska se jedná o podstatné sumy.

Pokud top management vnímá toto strategické rozhodnutí jako okrajové a věnuje mu jen málo pozornosti, může to být zásadní chyba, která bude pro přirozený rozvoj firmy spíše brzdící element. Zpravidla platí, že pro administrativní organizaci představují roční náklady na kancelářské prostory a infrastrukturu druhý největší blok nákladů, hned po mzdových nákladech. Navíc dalším typickým rizikem, které nahrává špatnému rozhodnutí je fakt, že proces přesídlení firmy se zpravidla potýká s časovou tísní, ke které dochází při většině přesunů do nových kancelářských prostor a důsledkem je nekoncepční přeskakování důležitých kroků. Je třeba vnímat nové prostory jako novou šanci pro systematické „znovuobrození“ nejrůznějších procesů ve firmě či firemní kultury. Navíc příjemným bonusem je fakt, že změna pronajímaných prostor často vede k poměrně vysoké úspoře.

Jasná definice vlastních potřeb
Dříve než se nájemník začne na trhu prezentovat jako někdo, kdo hledá plochu, čímž se dostává do hledáčku těch, kteří se ho budou snažit získat na svoji stranu nejrůznějšími argumenty, musí si předem vytvořit jasnou představu o tom, co bude jeho firma potřebovat. Určitě je vhodné si definovat i nápady a vize, čeho chceme například díky novým prostorům dosáhnout a co je možné naopak omezit. „Při realizaci projektu přesídlení kancelářských prostor pro nadnárodní korporaci společnost Mondelez v Bratislavě jsme formulaci konceptu kanceláří zahrnuli do tzv. katalogu potřeb, který je velmi podrobně zpracovanou analýzou potřeb klienta a při poctivém zodpovězení a definicí potřeb zároveň i návodem pro architekta, projektanta a také procesního manažera, který na základě takového dokumentu dokáže vyhledat a realizovat klientovi kancelářské prostory zcela na míru jeho potřebám“, uvedl Erik Štefanovič ze společnosti DELTA Projektconsult, jež má svoji pobočku také na Slovensku a která za proces přesídlení společnosti Mondelez spolu se svým partnerem společností M.O.O.CON zodpovídala.

Správné údaje, informace a potřebné znalosti
Nabídky pronajímatelů kancelářských prostor často obsahují zjednodušené, z hlediska marketingu atraktivně působící informace, ve kterých se některé technické detaily snadno ztratí. Takové opomenutí mohou vzhledem k využitelnosti plochy vést k chybným odhadům. Povrchní porovnání pronajímaných ploch, které se neopírá o odbornou analýzu, může v důsledku vést k výrazně zkresleným zhodnocením a ratingu. Tak se může snadno stát, že na konci výběrového řízení je vybrán objekt, ze kterého při přesnější analýze během projekčních a implementačních prací vznikne projekt s vážnými technickými nedostatky. Bohužel v této chvíli se výběr již nedá zvrátit. Následkem jsou drahé změny projektu a nezřídka také konflikty a právní spory. Právě zkušený projektový manažer dokáže i na nehomogenních nabídkách stanovit potřebná vzájemně porovnatelná kritéria, která budou důležitým vodítkem pro strategické rozhodnutí. Například celkové náklady na nájem jsou často rozdělené na množství jednotlivých položek, ve kterých se může neškolené oko snadno ztratit. Údaje o nájemném se odlišují podle typu využívání plochy anebo podle poschodí. Kromě toho se rozlišuje mezi takzvaným „nominálním“ a „efektivním“ nájemným. Komplexnost celé analýzy kromě údajů o nájemném zvyšují i oddělené a rozdílně sestavené hodnoty provozních nákladů, případné položky „vedlejších nákladů“ anebo jiné dodatečné položky. U problematiky správného vyhodnocení nabídky Martin Pongratz se společnosti M.O.O.CON dále upozorňuje na různé metody výpočtu a normování nájemní plochy (GIF, RICS, BOMA, DIN, EN..). V závislosti od zvoleného způsobu kvantifikace může v jednom a tom samém objektu vzniknout rozdíl v ploše téměř o 10%.

Nezávislé poradenství
Zcela nový přístup k myšlence přesídlení společnosti nabízí na českém trhu DELTA se svým partnerem společností M.O.O.CON. Naším cílem je poskytnout klientovi skutečně nezávislou, ale odbornou expertízu, která bude pro klienta v rámci procesu přesídlení skutečnou přidanou hodnotou a která srozumitelně poukazuje na důležité souvislosti mezi jednotlivými fázemi celkového procesu včetně odůvodněného doporučení a srozumitelné přehledné argumentace. „Je třeba si uvědomit, že naše služby nejsou motivované provizí za pronájem kancelářské budovy. Naopak, my se z pohledu procesního manažera, architekta a projektanta snažíme plně soustředit na specifické požadavky klienta a hledáme prostory, které budou vhodné pro potřeby klienta. Tedy hledáme objekt, který se nejlépe přizpůsobí potřebám klienta. Tedy ne naopak, aby se klient přizpůsobil prostorům, které nabízí realitní agent. V tom cítíme ten zásadní rozdíl a poctivý základ pro nezávislé poradenství a partnerství. Díky tomu, že nemáme žádný vztah k potenciálním nabídnutým nemovitostem, dokážeme skutečně objektivně v tomto procesu hledání nových administrativních prostor zájmy klienta chránit, a to i za často složitých a nepřehledných podmínek. Martin Pongratz, partner a spoluzakládající člen společnosti M.O.O.CON k úspěšnému řízení procesu přesídlení na adresu projektového řízení ještě dodává, že úspěšný projektový management se dle jeho názoru neomezuje jen na běžný management plánování a stanoviska, resp. na účetní kontroly během realizace projektu, jak bývá často nesprávně vnímáno. To jsou činnosti, které nabývají na významu až po podepsání nájemní smlouvy. Efektivní projektový management musí naopak začít jako podpůrná a poradenská činnost už v době prvních strategických úvah, tedy ještě před vyhledáním objektu. Právě v tomto čase se provádí rozhodnutí s největším finančním dosahem a právě zde může kvalitní projektový management sehrát významnou roli a díky vyvážené a přehledné diskuzi a vysvětlení dostupných možností, správně nasměrovat strategický krok firmy a výrazně zvýšit přidanou hodnotu jak společnosti, tak její značce a reputaci.